Выберите номер:

Понятие номенклатуры дел

Исходя из ч. 5 п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 26.07.2018; далее — Инструкция по делопроизводству), номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, составление которого является одним из наиболее рациональных способов упорядочения и систематизации документов организации. В номенклатуру дел включаются документы, образующиеся в деятельности организации, независимо от сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения, а также обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений, сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Также она используется для учета и передачи в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Кто составляет номенклатуру дел организации

Сводную номенклатуру дел составляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений. При отсутствии в организации службы ДОУ сводную номенклатуру дел составляет лицо, ответственное за ДОУ. В составлении сводной номенклатуры дел также участвует архив организации (п. 153 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет лицо, ответственное за ДОУ в данном подразделении, или другое лицо, определенное руководителем организации или структурного подразделения.