№ 3, март 2020

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Рубрика «Делопроизводство»

Д.И. Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

В 2019 году были приняты новые нормативные правовые акты по работе с электронными документами1, а также внесены изменения в ряд действующих2. Основной целью указанных изменений стало расширение возможностей применения электронного документооборота в деятельности организаций.

В Республике Беларусь достаточно давно применяются технологии электронного документооборота. При этом кадровое делопроизводство пока в большей степени ориентировано на работу не с электронными документами (документами в электронном виде), а с документами на бумажных носителях. Предполагается, что масштабная цифровизация в ближайшие годы затронет и кадровые документы. Например, Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь планирует в 2020 году начать подготовку проекта нормативного правового акта по внедрению «электронных трудовых книжек»3.

Общие требования законодательства к работе с электронными документами

Одним из важнейших вопросов при организации работы с электронными документами является обеспечение их оперативного и архивного хранения, ведь в отличие от документов на бумажных носителях обеспечение целостности электронных документов на протяжении длительных периодов времени (свыше 10 лет и постоянно) является сложной технической задачей. Стоит отметить, что сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 11 Инструкции № 19).
 

КСТАТИ

Типовые сроки хранения документов установлены в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения4.

 

Законодательство по работе с электронными документами допускает два основных подхода к работе с электронными документами в организациях.

1.  Распространяется на организации, в архивах которых созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности.
 

ЦИТИРУЕМ ЗАКОН

В соответствии с абз. 12 ч. 1 ст. 1 Закона № 113-З под целостностью электронного документа понимается свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения.

 

Под созданием условий для хранения электронных документов следует понимать наличие в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), а также специальной информационной системы архивного хранения электронных документов5. Если в организации созданы условия для хранения электронных документов, в своей работе она должна руководствоваться нормами Инструкции № 19 и Правил № 20. Такие организации могут создавать и хранить электронные документы как временного (до 10 и свыше 10 лет), так и постоянного хранения без ограничений и полностью отказаться от работы с документами на бумажных носителях 
 (п. 17, 18 Инструкции № 19).

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) — автоматизированная система, предназначенная для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации (учреждении) на основе системы электронного документооборота6.

 

2.  Распространяется на организации, в которых не созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности. Такие организации имеют ряд ограничений по работе с электронными документами, т.к. им необходимо осуществлять хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (ч. 2 п. 236 Инструкции № 4).
 

КСТАТИ

Порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа регулируется Положением № 1086. Удостоверение осуществляется путем совершения удостоверительной надписи на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, которая придает ей юридическую силу (п. 8, 9 Положения № 1086).

 

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АСДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»)7. В таком случае организации при работе с документами в электронном виде должны руководствоваться нормами Инструкции № 4.

Стоит отметить, что в приложении 20 к Инструкции № 48 содержится ряд документов кадровых служб, которые допускается хранить в электронном виде, в частности:

  • регистрационно-контрольные формы регистрации приказов по личному составу, срок хранения которых составляет 3 года (подп. 30.2 п. 30 Перечня); документы об учете рабочего времени (сводки, сведения, докладные записки и др.) (п. 112 Перечня);
  • журналы регистрации командировочных удостоверений (п. 142 Перечня);
  • графики трудовых отпусков (п. 143 Перечня) и др.

Трудовой кодекс и электронные документы в кадровом делопроизводстве

Заметим, что в Трудовом кодексе словосочетания «в письменной форме», «с письменного согласия», «знакомит под роспись» встречаются не менее чем в 37 статьях (из более чем 400). Таким образом, при оформлении трудовых отношений, а также ведении кадрового делопроизводства нормы Трудового кодекса пока ориентированы на документы на бумажных носителях.

В Трудовом кодексе появилось новое понятие «дистанционная работа»9. Условия обмена между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу, электронными документами или сообщениями в электронном виде, содержащими (в том числе) заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора, определяются трудовым договором.

Письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде. В случае необходимости ознакомления работника с документами под роспись он может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или файлами с последующей досылкой копии приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 3–5 ст. 3071 ТК).

Таким образом, даже при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками полный отказ от документов на бумажном носителе Трудовой кодекс не предусматривает.

Ведение личного дела работника в электронном виде

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников10.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (ч. 2 п. 11 Инструкции № 2).

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке (п. 16 Инструкции № 2). Соответственно, если заявление подготовлено с помощью технических средств (компьютера), Инструкция № 2 обязывает выводить его на бумажный носитель. Аналогичная норма установлена и в отношении автобиографии (п. 14 Инструкции № 2).
 

ВАЖНО

Согласно ч. 1 п. 18 Инструкции № 2 документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к Инструкции № 2.

 

Таким образом, в отношении ряда документов личного дела прямо установлено, что их заполнение работником осуществляется собственноручно на бумажном носителе.

При этом для некоторых документов таких ограничений не установлено. Например, в отношении копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.) Инструкция № 2 не содержит обязательства подготовки указанных копий именно на бумажном носителе (п. 15 Инструкции № 2).

Для указанных документов возможно создание электронных копий документов на бумажном носителе, удостоверенных в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства11.

Срок хранения личных дел работников — 75 лет ЭПК после увольнения; декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения12. Организациям, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде, запрещено формирование гибридных дел (включающих документы на бумажном носителе и электронные документы) с временным (свыше 10 лет) сроком хранения (ч. 5 п. 237 Инструкции № 4).

Заключение трудового договора (контракта) в виде электронного документа

Трудовой договор — соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенным одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (абз. 17 ч. 1 ст. 1 ТК).
 

ВАЖНО

В соответствии с ч. 1 ст. 18 ТК трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.

 

Контракт — это срочный трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок для выполнения работы и содержащий особенности регулирования трудовых отношений между нанимателем и работником (абз. 5 ч. 1 ст. 1 ТК). Таким образом, ограничения на заключение трудового договора (контракта) в виде электронного документа закреплены в Трудовом кодексе. Стоит отметить, что заключение трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, допускается только при личном присутствии такого работника (ч. 1 ст. 3072 ТК). А ознакомление работника, выполняющего дистанционную работу, с приказом нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами (с последующей досылкой копии приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении) либо при личном присутствии работника (ст. 3075 ТК). Срок хранения трудовых договоров (контрактов) — 3 года после окончания срока 
 их действия; контрактов с государственными служащими — 75 лет13.
 

ВЫВОД

Ограничения по использованию электронных документов в кадровом делопроизводстве установлены Трудовым кодексом, а также Инструкцией № 2. Кодексы имеют большую юридическую силу по отношению к другим законам14 и, соответственно, к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских органов государственного управления. Обеспечение полноценного перехода на кадровый электронный документооборот (без необходимости создавать документы на бумажных носителях) возможен только после корректировки Трудового кодекса.


1 Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее — Инструкция № 19); Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее — Правила № 20).

2 Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2018; далее — Закон № 113-З); Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086 (в ред. от 22.05.2019; далее — Положение № 1086); Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 17.10.2019; далее — Инструкция № 4). 

3 См.: https://is.gd/lwNj8G.

4 Установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 17.10.2019;  далее — Перечень № 140).

5 Носевич В. Новое в законодательстве об электронном документообороте: комментарий специалиста. Архивы и делопроизводство, 2019. С. 51.

6 Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения», утвержденный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.10.2015 № 39.

7 Часть 3 п. 236 Инструкции № 4.

8 Перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде (далее — Перечень).

9 Дистанционной работой считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (ч. 1 ст. 3071 ТК).

10 Утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь  от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2).

11 Порядок изготовления электронных копий документов на бумажном носителе установлен в главе 7 Инструкции № 19.

12 Подпункт 638.3 п. 638 Перечня № 140.

13 Пункт 641 Перечня № 140.  

14 Часть 2 п. 3 ст. 23 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 3 (230), март 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.