Выберите номер:

Номенклатура дел

 

Можно ли документы с разными сроками хранения группировать в одном деле?

 

В организации в бухгалтерии небольшой документооборот. Допускается ли документы (например, касающиеся кассы, аренды, расчетов с подрядчиками) группировать в одно дело?

 

Все зависит от сроков хранения документов.

 

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела.

 

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч. 2 п. 170 Инструкции по делопроизводству[1]).

 

Таким образом, в организации должны быть отдельно по окончании делопроизводственного года:

• дело с документами с постоянным сроком хранения (для передачи в архив организации);
• дело с документами временного (свыше 10 лет) хранения (для передачи в архив организации);
• дело с документами временного (до 10 лет) хранения (будут находиться на оперативном хранении).
•  

 

Таким образом, чтобы не нарушать требования Инструкции по делопроизводству, допустимым видится, например, сформировать ряд документов временного (свыше 10 лет) хранения в одно дело и выставить срок хранения по документу с наиболее продолжительным сроком хранения.

 

При этом необходимо соблюдать правила, установленные подп. 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству:

 

• в заголовке дела используется термин «Документы», поскольку в дело группируются различные виды документов по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства;
• не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).
• в конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело.

Что-то вроде «Документы по бухгалтерской деятельности организации (кассовые чеки, договоры аренды, переписка и др.).

 

Аналогично следует поступить в отношении документов постоянного и временного (до 10 лет) хранения, т.е. следует создать отдельные дела, у которых заголовки должны отличаться (хотя бы в отношении перечисляемых в скобках документов).

 

Соответственно, в графе 3 номенклатуры дел указываются номера пунктов (именно несколько номеров) нормативных правовых актов, локальных правовых актов (устанавливающих перечни документов с указанием сроков хранения), по которым определялись сроки хранения документов в деле (подп. 165.4. п. 165 Инструкции по делопроизводству).