Выберите номер:

1. Смешивание приказов по личному составу и по основной деятельности

Самым классическим, часто встречающимся нарушением является смешивание приказов по личному составу и по основной деятельности. Варианты могут быть разные:

1) объединение в одном приказе административных и кадровых вопросов. Например, приказ, в котором первым пунктом создается новое структурное подразделение, а вторым в него переводятся работники из других подразделений, должен быть разделен на два приказа: один по основной деятельности, другой — по личному составу;

2) неприсвоение номерам приказов по личному составу литер «к» или «л». Бывает, что в номерах приказов этой категории вообще не фигурируют никакие буквы, нередко указываются иные обозначения (отпуск — «о», перевод — «п»). Конечно, приказы по определенным вопросам могут быть выделены в отдельные группы и регистрироваться с указанием условных обозначений этих групп, но даже при этом в номерах приказов по личному составу литеры «к» или «л» в зависимости от срока хранения должны присутствовать обязательно;

3) несоответствие присвоенных литер установленным срокам хранения. Либо всем приказам по личному составу, либо отдельным их группам (например, о лишении премии) присваивается номер с литерой «л», что предполагает их 3-летний срок хранения. Однако некоторые виды приказов по личному составу (и о премировании) подлежат хранению в течение 55 лет, в их номере должна содержаться литера «к»;

4) регистрация и хранение приказов по личному составу и по основной деятельности в одном журнале и деле. Этим нарушением грешат в основном небольшие по численности организации, оправдываясь необходимостью экономии на бумаге и папках, что, конечно, не дает права избирательно подходить к исполнению нормативных предписаний.

Все перечисленное является нарушением п. 142 Инструкции по делопроизводству[1], который подробно и четко регламентирует порядок регистрации приказов, но тем не менее это наиболее частое нарушение. Система делопроизводства задумана таким образом, чтобы каждый распорядительный документ имел уникальный регистрационный индекс, по которому его можно было бы найти в архиве. Создавая приказы с одинаковыми номерами и помещая их не в те дела, кадровик делает если не невозможным, то крайне затруднительным их поиск по прошествии времени. Мы не можем знать, какие сведения и для каких целей (порой жизненно важных) могут потребоваться работнику через 10 или 20 лет. Поэтому правильное хранение документов является гарантией, что в будущем работники не будут иметь проблем с подтверждением стажа, заработка и т.п. Аргумент, что приказы по основной деятельности имеют более длительный срок хранения, чем приказы по личному составу, не может быть принят в оправдание указанных нарушений, т.к. при необходимости в организации может быть установлен более длительный по сравнению с законодательством срок хранения приказов по личному составу как таковых, зарегистрированных с правильным индексом и хранимых в правильном деле. Профилактикой нарушений в этой сфере должно быть грамотное составление номенклатуры дел организации, в т.ч. кадровой службы.