№ 9, сентябрь 2008

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

«Должностные инструкции важны и просто необходимы»

Рубрика «Секреты управления персоналом»

Елена КАБАНОВА

«Должностные инструкции важны и просто необходимы». Решила найти этому подтверждение. А где же это можно сделать, как не в Интернете, тем более что у меня работа такая. Согласно статистике Яндекса за месяц количество запросов по словосочетанию «должностная инструкция» составило более 138 000, причем лидируют запросы по директору и начальнику (более 7000). Для сравнения: методами оценки персонала интересовались 445 раз, а методами подбора персонала и того меньше — около 300. Напрашивается вывод — должностная инструкция крайне востребована.

Еще один факт. Экспресс-опрос HR-менеджеров и директоров показал, что, во-первых, в основном используются типовые должностные инструкции, во-вторых, эти инструкции персональщики считают реальным инструментом управления персоналом.

Однако в этом случае количество, как правило, уступает качеству. Типовая должностная инструкция зачастую содержит в себе просто перечень обязанностей. Причем обязанности эти иногда с трудом поддаются пониманию. Вот, например, цитата из первой попавшейся на глаза должностной инструкции директора: «…обязан обеспечивать правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов материальных и моральных стимулов повышения….». Почему-то на ум сразу приходят философские труды на тему всего сущего. Думается, эффективность данного инструмента будет активно стремиться на практике к нулю.

Конечная цель деятельности любого коммерческого предприятия — получение прибыли. Конечный итог деятельность каждого сотрудника — принесение прибыли. К сожалению, еще не все осознали этот простой факт. Но если посмотреть на каждого работника с экономической точки зрения, то тогда должностная инструкция становится именно инструментом, а не формальностью. Именно она должна раскрывать ключевые компетенции сотрудников, а значит, содержать их обязанности и данные о результатах деятельности, потому как именно результаты являются теми монетками, которые складываются в общую копилку с надписью «Прибыль компании».

Такая должностная инструкция поможет еще на этапе подбора персонала нанимать тех кандидатов, которые будут максимально эффективны в своей деятельности. Например, менеджер по продажам может «принимать и отвечать на входящие звонки, готовить документацию для клиентов, информировать клиентов о новых продуктах и условиях работы компании». Но его зоной ответственности в конечном итоге будет «формирование дохода», которое приводит к увеличению прибыльности компании. Гораздо проще обозначить сначала цель, а затем детализировать шаги по ее достижению.

Попробуйте купить, например, пластиковые окна в фирме у офис-менеджера, «отвечающего на звонки». В лучшем случае вы получите «режим холодного информирования» и указание на время, когда можно подъехать.

А оказавшись в руках активного «продажника», бьюсь об заклад, что на следующий день все замеры будут сделаны, а вы оплатите счет, сами себе удивляясь. Оставим в стороне «личностные характеристики»  обоих менеджеров. Просто первому разъяснили обязанности, как «принимать телефонные звонки», а второму —  «формировать доход от продаж».

Помимо «ключевых» обязанностей, должностная инструкция должна содержать также круг взаимодействий с другими сотрудниками. То есть описание того, кто является руководителем данного сотрудника, какие специалисты находятся у него в подчинении, с какими коллективами или лицами данный сотрудник будет взаимодействовать.

Это позволит обозначить границы деятельности сотрудника на «общей карте» компании. Проще говоря, нужно описать все самые важные взаимосвязи, в которые будет вовлечен сотрудник. Тогда не возникнет ситуаций типа «а это не моя работа». Мало передать счет на оплату в бухгалтерию. Нужно проконтролировать его оплату и решить вопросы с доставкой товара.

Таким образом, использование результатов деятельности и обязанностей в должностной инструкции позволит сформировать «портрет» любой должности. Это будет полезно и для кандидата, и для менеджера по персоналу», и для вышестоящего руководителя. Так, у каждого из них будет единая картина мира  (организации).

 Полезно будет добавить временные ресурсы, предназначенные для выполнения того или иного круга обязанностей. Кандидат будет иметь более полное представление о работе, сотрудник сможет эффективно использовать свое рабочее время. А руководитель сможет увидеть пробелы при выполнении поставленных задач.

Выглядеть это может в качестве описания задач и времени, на них отводящегося. Например:

  • Активное развитие клиентской базы — 60 % рабочего времени (далее 6–8 пунктов ключевых обязанностей).
  • Актуализация существующих контактов с клиентами — 30 % рабочего времени.
  • Оформление документального сопровождения сделок и контроль сделок — 10 % рабочего времени.

Это позволит менеджеру по продажам быть более эффективным с самого начала работы в компании. Потому что понятно, что основную часть своего времени он должен посвятить работе с клиентами, а не изучению бумажек, оставшихся от его предшественника.

Все-таки хочется верить, что типовые должностные инструкции станут атавизмом. А им на смену придут простые и понятные описания деятельности. Ведь грамотная должностная инструкция — это шаблон, по которому сотрудник будет действовать. Если правила понятны и просты, они принимаются и соблюдаются.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 9 (92), сентябрь 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.