№ 11, ноябрь 2019

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Кто, кроме кадровика, может вести кадровое делопроизводство?

Рубрика «Обсуждаем вопрос»

О.И. Гасюкевич, юрист

Что входит в обязанности кадровика?

Примерный перечень функций кадровой службы:

  • организация проведения аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий;
  • участие в разработке комплексной оценки работников и результатов их деятельности;
  • подбор, отбор и расстановка кадров совместно с руководителями заинтересованных подразделений на основе оценки их квалификации, деловых и личностных качеств, внесение предложений о назначении работников на соответствующие должности;
  • обеспечение приема молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью или профессией, совместно с руководителями подразделений организации обеспечение их стажировки и проведение работы по их адаптации к основной деятельности;
  • своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством (заключение, перезаключение, продление трудовых контрактов, оформление дополнительных соглашений) и соответствующими организационнораспорядительными документами (положениями, инструкциями, приказами нанимателя);
  • подготовка проектов документов распорядительного характера по кадровым вопросам (переводы, трудовые и социальные отпуска, установление доплат, выплата компенсаций, предоставление гарантий, командирование, работа в выходные и праздничные дни и т.п.); 
  • участие в разработке локальных правовых актов;
  • содействие проведению мероприятий воспитательного характера;
  • информирование работников внутри организации об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для размещения объявлений о найме работников;
  • формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; оперативное предоставление необходимой информации пользователям;
  • визирование проектов документов, касающихся персонала;
  • выдача справок о трудовой деятельности, характеристик по запросам соответствующих организаций и работников;
  • прием, заполнение, учет, хранение и выдача трудовых книжек;
  • ведение персонифицированного учета (ПУ-1, ПУ-2);
  • ведение личных дел;
  • представление всех видов статистической отчетности по работе с кадрами;
  • подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям; по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности;
  • обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций в соответствии с законодательством;
  • сообщение о вакансиях в организации, работа с органами по труду, занятости и социальной защите;
  • подготовка документов, необходимых для назначения пенсии работникам организации и их семьям; предоставление этих документов в органы социального обеспечения;
  • организация эффективной системы учета личного состава, обработка поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров;
  • ведение воинского учета в организации;
  • оформление кадровой документации в установленные сроки, по надлежащей форме и обеспечение их сохранности;
  • подготовка материалов, отчетов, справок, докладов, предложений и других документов по кадровым вопросам;
  • контроль за соблюдением трудового законодательства, исполнением решений и распоряжений по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;
  • систематический анализ кадровой работы в организации, разработка предложений по ее улучшению;
  • контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка;
  • изучение движения и причин текучести кадров, их анализ, разработка предложений (мероприятий) по снижению текучести кадров, контроль за их выполнением.

Также зачастую при отсутствии в организации табельщика его обязанности распределяются между руководителями структурных подразделений, кадровой службой и экономической службой.

Основные работы, касающиеся табельного учета, включают в себя:

  • составление (совместно с кадровой службой) графиков отпусков;
  • обеспечение утвержденными графиками работ (сменности) руководителей подразделений;
  • ведение журналов (табелей) учета фактической занятости работников в условиях, дающих право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда 

На кого и как возложить обязанности по ведению кадровоого делопроизводства?

Общие положения
 

ЦИТИРУЕМ ЗАКОН

Согласно ст. 20 Трудового кодекса Республики Беларусь наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

 

 Работнику, выполняющему у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены), производится доплата за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Размеры доплат за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются нанимателем по соглашению с работником, а для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, — Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 67 ТК).

В зависимости от объема дополнительной работы, загруженности работников по основной работе, профессиональной подготовки и наличия согласия работников на выполнение дополнительной работы, не обусловленной трудовым договором, наниматель самостоятельно решает, на кого и в каком объеме возложить данные обязанности: на юрисконсульта, секретаря либо на обоих одновременно, определив каждому объемы работ.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Под нормативами численности работников понимаются разработанные соответствующими министерствами показатели, устанавливающие количество работников определенных должностей и профессий, необходимое для обеспечения слаженного производственного процесса, оптимизации структуры различных подразделений организаций, рационального соотношения между управленческим персоналом и остальными работниками, а также между работниками различной специализации.

 

Прежде всего требуется определить объем работы и примерный норматив численности работников кадровых служб для поручаемой работы (учитывается численность работников организации и перечень выполняемых функций).

Совмещение 

Алгоритм по установлению совмещения может быть следующим.
 

Увеличение объема работ

Примерный алгоритм по увеличению объема работ работнику.
 

 

Если трудовой договор (контракт) содержит подробный перечень должностных обязанностей работника, то дополнительные должностные обязанности включаются в трудовой договор (контракт) путем заключения дополнительного соглашения. 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 11 (226), ноябрь 2019 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.