№ 12, декабрь 2019

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Готовим кадровые документы к проверке: коротко о главном

Рубрика «Практикум кадровика»

Л.А. Шерснева, юрист

Основания для назначения проверок

Основаниями для назначения проверок могут быть:

  • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;  
  • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, по иным вопросам, находящимся в компетенции Департамента государственной инспекции труда; 
  • факты несчастных случаев на производстве;  
  • информация, поступившая от правоохранительных органов.

В соответствии с п. 22 Положения о порядке организации и проведения проверок1 о назначении выборочной проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Уведомление, направленное по последнему известному контролирующему (надзорному) органу месту нахождения (жительства) проверяемого субъекта, считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления. Уведомление должно содержать в себе информацию, предусмотренную п. 23 Положения № 510.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию любой организации можно разделить на несколько групп.

1.  Организационно-правовая документация:  

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • положение о структурном подразделении;
  • должностные и рабочие инструкции;
  • график трудовых отпусков;
  • иные локальные правовые акты.

2.  Персональная документация:  

  • трудовые книжки (вкладыши к трудовым книжкам) работников;
  • личные дела работников;
  • личные карточки работников;
  • документы персонифицированного учета.

3.  Договорная документация:  

  • коллективный договор (соглашение);
  • трудовые договоры (контракты);
  • договоры о материальной ответственности;
  • договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку;
  • договоры на производственное обучение и практику.

4.  Распорядительная документация:  

  • приказы по личному составу;
  • копии приказов по основной деятельности, затрагивающие кадровые вопросы.

5.  Учетно-регистрационная кадровая документация:  

  • учетные формы кадровой документации (книги, журналы и др.);
  • документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и др.

6.  Информационно-справочная документация:  

  • сведения воинского учета;
  • сведения, предоставляемые в службы занятости;
  • сведения о молодых специалистах, молодых рабочих;
  • документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.

Какие кадровые документы должны быть в организации

Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками2.

Согласно ч. 7 Рекомендаций № 135 Трудовым кодексом Республики Беларусь определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.). К таким документам рекомендуется относить:

1) правила внутреннего трудового распорядка3;

2) трудовые договоры (контракты);

3) штатное расписание;

4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);

5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);

6) трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам);

7) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

8) уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска;

9) табель учета использования рабочего времени;

10) график трудовых отпусков;

11) расчетные листки.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:

1) должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);

2) договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);

3) график сменности (если работа носит сменный характер);

4) положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).

Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

Как подготовить кадровые документы к приходу проверяющих органов

Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит подготовку к проверке. В этом случае работник вводит сведения в программу, которая:

  • проверяет их по заданным параметрам (в частности, многие программы не позволяют провести документы с некорректной информацией: датами, должностями и т.д.);
  • создает документ по образцу.

В рамках подготовки кадровых документов к проверке нанимателю необходимо:

1.  Сличить имеющиеся кадровые документы с номенклатурой дел и проанализировать, вся ли необходимая кадровая документация имеется в наличии, в том числе:  

  • определить список обязательных документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;
  • определить список необязательных кадровых документов, которые целесообразно иметь в наличии.

2.  Проверить имеющиеся кадровые документы на предмет их соответствия законодательству, наличие в документах всех необходимых реквизитов и соблюдение требований к их оформлению.

Проверяем содержание локальных правовых актов  и ознакомление с ними работников 

Для этого нужно:

  • проверить наличие прав на утверждение локальных правовых актов4 у лица, которое их утверждает, в уставе, доверенности или ином документе; 
  • проверить терминологию, которая используется в ЛПА, на соответствие законодательству (наименования должностей, структурных подразделений, условия работы и т.д.);
  • проверить, все ли работники ознакомлены с ЛПА под подпись.

До подписания трудового договора работника нужно ознакомить с ЛПА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (см. табл.).

Таблица. ЛПА, с которыми наниматель должен ознакомить работника

Обязательные документы Документы, с которыми следует ознакомить  работника, при наличии их в организации
ПВТР (устанавливаются нанимателем с участием профсоюза на основании Типовых правил № 465) Положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю
Положения и инструкции по охране труда (п. 1 ч. 1 ст. 194 ТК, гл. 2 Инструкции № 1766) Положение о коммерческой тайне
Должностные (рабочие) инструкции  Положение о служебных командировках работников 
График работ (сменности)  Положение о структурных подразделениях 
Положение об оплате труда  Положение о ненормированном рабочем дне

Трудовое законодательство не содержит конкретного способа ознакомления работников с ЛПА. Как правило, такое ознакомление производится путем проставления личной подписи работника и даты ознакомления:

  • непосредственно в самом ЛПА (ПВТР, должностной (рабочей) инструкции, графике трудовых отпусков и т.д.);
  • на общем листе ознакомления с конкретным ЛПА;
  • в соответствующих графах журнала ознакомления со всеми ЛПА, действующими у нанимателя.

После ознакомления работников с ЛПА наниматель вправе требовать его исполнения.

Проверяем наличие и содержание  трудовых договоров с работниками

При проверке соблюдения законодательства о труде проверяющие органы особое внимание уделяют трудовым договорам (контрактам), которые заключены с работниками. Трудовой договор должен содержать сведения и условия, перечисленные в ч. 2 ст. 19 ТК.

Обязательные условия контракта, заключаемого с работником, предусмотрены также п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (в ред. от 13.02.2012).

Проверяем правильность оформления приема работников на работу

Необходимо перепроверить, правильно ли осуществлялась процедура приема на работу работников, в т.ч. прошли ли предварительный медосмотр лица, подлежащие обязательному медосмотру при приеме на работу. Исходя из ч. 2 ст. 9.17 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях в случае приема работника без обязательного предварительного медосмотра предусмотрена административная ответственность нанимателя в виде штрафа в размере от 8 до 45 базовых величин (например, если работник принимается на работу (при его желании), противопоказанную ему по медицинскому заключению).

Проверяем правильность оформления личных дел работников

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников7 личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Документы личного дела должны быть помещены в отдельную обложку. На обложке следует указать заголовок личного дела (фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Среди нарушений, допускаемых нанимателями при оформлении личных дел, наиболее распространенными являются:

  • включение в них документов без соблюдения хронологической последовательности;
  • наличие в их составе документов, которые не подлежат включению в личное дело (например, копии страниц паспорта, копии приказов о предоставлении отпусков, копии приказов о наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания), справок о составе семьи, размере заработной платы и др.).

Проверяем трудовые книжки работников 

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек8).

Перечень сведений, которые вносятся в трудовую книжку, приведен в п. 9–10 Инструкции № 40.

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 80 Инструкции № 40).

В организации должен быть издан приказ о назначении работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Проверяем документы  по организации режима и учета  рабочего времени 

В данном случае необходимо проанализировать:

  • коллективный договор (при его наличии);
  • ПВТР;
  • трудовые договоры (контракты) работников;
  • графики работ (сменности);
  • положения о структурных подразделениях организации;
  • табели учета использования рабочего времени.

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем (ст. 133 ТК).

Проверяем порядок предоставления трудовых отпусков

Нанимателю следует обратить внимание на следующие моменты:

  • трудовые отпуска представляются в соответствии с графиком трудовых отпусков;
  • не имеется задолженности перед работниками по отпускам запрошлые периоды; 
  • работники должны быть уведомлены о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней9 (ч. 1 ст. 169 ТК);
  • трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение трудового отпуска на три и более частей без наличия соответствующего условия в коллективном договоре (соглашении) является нарушением.

Проверяем правильность оформления  и хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу должны оформляться в соответствии с п. 99–101 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях10. Приказы по личному составу, издаваемые нанимателями, можно разделить на две группы:

  • приказы со сроком хранения 75 лет;
  • приказы со сроком хранения 3 года.

Согласно подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения). Приказы по личному составу, издаваемые в организации и имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Также при проверке приказов по личному составу необходимо убедиться в наличии документов, являющихся основанием к этим приказам. Иногда ссылка на них в приказе есть, но сами документы отсутствуют.

Проверяем правильность привлечения  работников к материальной ответственности

Прежде всего необходимо проверить правильность составления документов по привлечению работников к материальной ответственности. Нанимателю следует также обращать внимание как на основания наступления материальной ответственности работника и документальное оформление отношений с материально ответственным работником, так и на соблюдение ряда процедурных правил, в т.ч. сроков привлечения к такой ответственности.

КСТАТИ

Материальная ответственность, в отличие от дисциплинарной, носит правовосстановительный (компенсационный) и одновременно имущественный характер.

 

Для определения вида и размера материальной ответственности (полная или ограниченная), а также распределения времени доказывания вины проверяется наличие заключенного с работником письменного договора о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности и факта выдачи ему материальных ценностей по разовым документам (по доверенности, товарной или товарно-транспортной накладной и т.д.).

В соответствии со ст. 408 ТК возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника.

Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.

До издания распоряжения нанимателя об удержании из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством11. В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке.  


1 Утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (в ред. от 04.09.2019; далее — Положение № 510).

2 Утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 (далее — Рекомендации № 135).

3 Далее — ПВТР.

4 Далее — ЛПА.

5 Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (в ред. от 16.06.2014).

6 Инструкция о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 176 (в ред. от 24.12.2013).

7 Утверждена Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2).

8 Утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (в ред. от 05.10.2018; далее — Инструкция № 40).

9 С 28.01.2020 — за исключением случаев, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем.

10 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 13.03.2019; далее — Инструкция по делопроизводству).

11 С 28.01.2020 данная часть ст. 408 ТК исключается.

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 12 (227), декабрь 2019 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.